Welche Vorteile und Nachteile hat ein externer Datenschutzbeauftragter gegenüber einem internen DSB?
Mit diesem Beitrag wollen wir diese Frage transparent und umfänglich beantworten.
Externer Datenschutzbeauftragter – Vorteile
Fachkunde und Praxiserfahrungen des externen Datenschutzbeauftragten
Ein externer Datenschutzbeauftragter verfügt über die gesetzlich geforderte Fachkunde des „Beauftragten für den Datenschutz“. Somit erfüllen Sie als verantwortliche Stelle im Fall der Bestellung eines externen DSB diese datenschutzrechtliche Vorgabe des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).
Wenn Sie statt der externen Lösung auf die Bestellung eines Mitarbeiters setzen wollen, sollten Sie folgende Punkte beachten.
Der interne Datenschutzbeauftragte muss die erforderliche Fachkunde erwerben bzw. regelmäßig erneuern. Hierzu bedarf es in der Regel entsprechende Qualifizierungsangebote in Form von mehrtägigen Lehrgängen zu besuchen. Die Teilnahme an solchen Maßnahmen ist zum Einen mit teils hohen Kosten verbunden und zum Anderen steht der/die Mitarbeiter/in in diesen Tagen nicht für seine eigentlichen Aufgaben im Unternehmen zu Verfügung.
Neben der zeitintensiven Qualifizierung entstehen weitere „Fehlzeiten“ des internen Datenschutzbeauftragten durch Selbststudium, Vorbereitungen von Maßnahmen und nachträgliche Erstellung bzw. Aktualisierung von Unterlagen des Unternehmens.
Externer Datenschutzbeauftragter – die kostengünstige Lösung
Die häufigste Frage bei der Entscheidung – interner oder externer Datenschutzbeauftragter – ist die Frage nach den Kosten eines externen DSB. Datenschutz im Unternehmen ist kein „Produkt von der Stange“ – kein Unternehmen gleicht dem Anderen. Daher kann man unter seriöser Betrachtung keinen Pauschalpreis für die Tätigkeit als Datenschutzbeauftragter definieren. Dennoch kann man in der Regel davon ausgehen, dass die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten kostengünstiger und rechtssicherer ist als die interne Lösung.
Kündigungsschutz interner DSB vs. Beratervertrag externer DSB
Der interne Datenschutzbeauftragte besitzt einen besonderen Kündigungsschutz, welcher in § 4f des Bundesdatenschutzgesetzes Absatz 3 wie folgt geregelt ist:
Der Beauftragte für den Datenschutz ist dem Leiter der öffentlichen oder nicht-öffentlichen Stelle unmittelbar zu unterstellen. Er ist in Ausübung seiner Fachkunde auf dem Gebiet des Datenschutzes weisungsfrei. Er darf wegen der Erfüllung seiner Aufgaben nicht benachteiligt werden. Die Bestellung zum Beauftragten für den Datenschutz kann in entsprechender Anwendung von § 626 des Bürgerlichen Gesetzbuches, bei nicht-öffentlichen Stellen auch auf Verlangen der Aufsichtsbehörde, widerrufen werden. Ist nach Absatz 1 ein Beauftragter für den Datenschutz zu bestellen, so ist die Kündigung des Arbeitsverhältnisses unzulässig, es sei denn, dass Tatsachen vorliegen, welche die verantwortliche Stelle zur Kündigung aus wichtigem Grund ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist berechtigen. Nach der Abberufung als Beauftragter für den Datenschutz ist die Kündigung innerhalb eines Jahres nach der Beendigung der Bestellung unzulässig, es sei denn, dass die verantwortliche Stelle zur Kündigung aus wichtigem Grund ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist berechtigt ist. Zur Erhaltung der zur Erfüllung seiner Aufgaben erforderlichen Fachkunde hat die verantwortliche Stelle dem Beauftragten für den Datenschutz die Teilnahme an Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen zu ermöglichen und deren Kosten zu übernehmen.
Die gesetzliche Regelung bzgl. des Kündigungsschutzes zusammengefasst
Der interne Datenschutzbeauftragte besitzt gesetzlichen Kündigungsschutz und kann nur gekündigt werden, wenn grobe arbeitsrechtliche Verstöße vorliegen, die so gravierend sind, dass sie im Sinne des Arbeitsrechtes „zur Kündigung aus wichtigem Grund ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist berechtigen“.
Was ist bei der Bestellung eines internen Datenschutzbeauftragten zu beachten
Wenn Sie sich für die Lösung der Bestellung eines Mitarbeiters zum Datenschutzbeauftragten entscheiden, sollten Sie nachfolgende Punkte beachten, da es sonst um eine „rechtsunwirksame Bestellung“ handeln – letztlich eine Datenschutzverletzung darstellen – würde.
Der zum Datenschutzbeauftragten bestellte Mitarbeiter
- darf nicht der Geschäftsleitung angehören
- darf in keiner Schlüsselposition des Unternehmens tätig sein (Abteilungsleiter, Personalabteilung, EDV-Verantwortlicher)
- ist in seiner Tätigkeit als DSB weisungsfrei und direkt der Geschäftsleitung unterstellt
- muss die gesetzlich geforderte Fachkunde besitzen
- besitzt Kündigungsschutz
Darüber hinaus muss die Bestellung des Datenschutzbeauftragten formell korrekt und schriftlich erfolgen.
Externer Datenschutzbeauftragter – Nachteile
Der im Grunde einzige Nachteil eines externen Datenschutzbeauftragten liegt darin, dass er sich auf die unternehmensinternen Prozesse und Gegebenheiten seines Auftraggebers einstellen und sich diese Informationen aneignen muss. Dieser Einarbeitungsprozess nimmt je nach Unternehmen mehr oder weniger Zeit in Anspruch und ist mit initialen Kosten verbunden.